Technik/Logistik

Freitag, 29. März 2024

Deutsche Bahn-Mitarbeiter fahren mit Reisekosten-App von Swiss Post Solutions

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Ab sofort können die Mitarbeiter der Deutschen Bahn (DB), Berlin, ihre Reisekostenabrechnungen auch mobil erfassen und abrechnen. Dafür wurde gemeinsam mit Swiss Post Solutions, Bamberg, eine Reisekosten-App entwickelt, die auch mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt wurde.

Damit Reisebelege, wie zum Beispiel Hotelrechnungen und Taxiquittungen heute digital per App eingescannt und nach einer Aufbewahrungsfrist von zwei Monaten durch den Mitarbeiter vernichtet werden dürfen, musste DB Personalservice nach eigenen Angaben zunächst steuertechnische Hürden überwinden, denn Reisebelege mussten bisher, auf Grund einer Auflage des Finanzamtes, im Original eingereicht werden.

Jetzt werden die Reisedaten in die App eingeben, Belege eingescannt und an den DB Personalservice versendet. SPS bereitet alle Daten der eingegangenen Reisekostenabrechnungen auf und übermittelt sie tagesaktuell an die Personalabteilung der Deutschen Bahn. Dazu werden die digitalisierten Dokumente mit OCR-Texterkennungssoftware ausgelesen, manuell geprüft und bei Bedarf archiviert.

„Mit der Reisekosten-App erhalten wir sofort digitale Eingangsdaten, um diese mit Automatisierungsanwendungen direkt weiter verarbeiten zu können. Das lästige Scannen von Papierbögen entfällt damit“, sagt Oliver Hebold, Leiter Projekte und Informationslogistik im Service Center Personal der Deutschen Bahn AG. „Die Mitarbeiter der Deutschen Bahn profitieren von einem einfachen, bequemen und sicheren Service, den sie jederzeit mobil und international nutzen können.“ Für die Datenübertragung der Reisekostenabrechnungen setzt die DB auf die Secure-Mail-Lösung IncaMail der Schweizerischen Post, Bern.

Bereits seit einigen Jahren bietet die Deutsche Bahn ihren Mitarbeitern auch den digitalen Versand ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen via IncaMail an.

Deutsche Bahn verarbeitet 1,2 Millionen Dienstreiseanträge pro Jahr

Die Reisekosten App wurde von der Idee bis zum ersten Pilotprojekt innerhalb von drei Monaten entwickelt. „In so kurzer Zeit ein solches Projekt zu entwickeln ist uns nur durch eine agile Projektentwicklung gelungen“, sagt Roland Wacker, Strategic Account Executive. „Statt eines Fachkonzepts für die technische Umsetzung haben wir mit einem sogenannten Mockup, einem Dummy der Anwendung, begonnen. So konnte jeder sofort sehen, was noch verbessert werden muss.“

Nach Unternehmensangaben erfasst die App nicht nur Daten und Belege, sondern prüft diese auch auf Plausibilität und Vollständigkeit. Der Nutzer kann zudem jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand zu seinem Reisekostenantrag einsehen. Bereits die Hälfte aller Anträge werden laut DB über diesen Weg eingereicht. Insgesamt bearbeitet der Konzern rund 1,2 Millionen Dienstreiseanträge pro Jahr.



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(bmw) 19.07.2017


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